- Zeitnah, sachlich, mit Bezug zum Hilfeplan
- Beobachten statt bewerten, keine gleich klingenden Bausteine
- Per Sprache im Dienst dokumentieren, Hilfeplanbericht als Entwurf
Warum Dokumentation in der Jugendhilfe anders ist
In der Kinder- und Jugendhilfe wird nicht nur festgehalten, was war. Dokumentation ist die Grundlage für den Hilfeplan, für den Dialog mit dem Jugendamt, für Entwicklungsberichte und für die Abrechnung von Tagessätzen und Fachleistungsstunden. Jeder Eintrag hat drei Leser: das Team, den Kostenträger und, bei Bedarf, ein Gericht. Deshalb muss sie vollständig, zeitnah und nachvollziehbar sein, und genau deshalb landet sie so oft im Feierabend.
Was dokumentiert werden muss
- Verlaufsdokumentation: Tagesverlauf, Beobachtungen, besondere Vorkommnisse, Absprachen mit Eltern und Angehörigen.
- Hilfeplanbezug: Welche Ziele aus dem Hilfeplan wurden bearbeitet, welche Fortschritte oder Rückschritte gab es.
- Kontakte: Gespräche mit Jugendamt, Schule, Ärzt:innen, Therapeut:innen, mit Datum und Inhalt.
- Besondere Ereignisse: Konflikte, Entweichungen, Verletzungen, Krisen. Zeitnah, sachlich, vollständig.
- Leistungsnachweise: Anwesenheiten, Fachleistungsstunden, Zusatzleistungen für die Abrechnung.
Die fünf häufigsten Fehler
Einträge vom Montag werden am Donnerstag nachgetragen. Lücken und Ungenauigkeiten sind die Folge.
„Leon war aggressiv" statt „Leon hat um 16 Uhr die Tür zugeschlagen und laut geschimpft, nach zehn Minuten Gespräch beruhigt."
Ziele stehen im Hilfeplan, der Alltag steht in der Doku, aber beides wird nicht verknüpft. Der Entwicklungsbericht wird dann zur Rekonstruktion.
Textbausteine, die bei zehn Kindern identisch klingen, überzeugen kein Jugendamt.
Das Telefonat mit der Mutter kennt nur die Kollegin, und die ist im Urlaub.
So wird die Dokumentation leichter
Nach dem Hausaufgabenbetreuen, nach dem Gespräch, nach dem Konflikt: 30 Sekunden einsprechen, IDA strukturiert den Eintrag. Verlauf, Hilfeplanbezug, Kontakte und Besonderheiten landen in den richtigen Feldern, die Fachkraft prüft und gibt frei.
Steht der Hilfeplanbericht an, erstellt IDA aus der Dokumentation des Zeitraums einen Entwurf, gegliedert nach den Zielen. Du prüfst, ergänzt deine fachliche Einschätzung und gibst frei. Aus zwei Tagen Schreiben wird ein Nachmittag Prüfen.
„Was wurde zuletzt mit der Mutter besprochen?" „Wann war der letzte Arzttermin?" IDA durchsucht Dokumentation und PDFs und antwortet mit Quelle. Wenn das Jugendamt anruft, hat jede Kollegin die Antwort, nicht nur die Bezugsbetreuung.
Beispiel: ein Tageseintrag per Sprache
Datenschutz in der Jugendhilfe
Daten von Kindern und Jugendlichen sind besonders schützenswert. Achte auf einen eigenen, getrennten Datenbereich pro Einrichtung, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung in der EU und den Verzicht auf Training mit Kundendaten. IDA erfüllt alle vier Punkte, mit Rechenzentrum in Frankfurt.
Der Einstieg kostet nichts: Mit IDA Free ist die Dokumentation per Sprache dauerhaft kostenlos, 7 Tage mit vollem Umfang.
Häufige Fragen
Wie zeitnah muss in der Jugendhilfe dokumentiert werden?
So nah am Ereignis wie möglich, spätestens am selben Tag. Besondere Ereignisse wie Krisen oder Verletzungen sofort. Per Sprache ist das im Dienst möglich, nicht erst danach.
Schreibt IDA den Hilfeplanbericht?
IDA erstellt aus der Dokumentation des gewählten Zeitraums einen Entwurf, gegliedert nach den Zielen des Hilfeplans. Die fachliche Einschätzung und die Freigabe bleiben bei der Fachkraft.
Dürfen Fachkräfte in ihrer Muttersprache dokumentieren?
Ja. Mit IDA wird in 55 Sprachen eingesprochen und auf Deutsch dokumentiert, damit Team und Jugendamt dieselbe Sprache lesen.
Was kostet die Dokumentation mit IDA?
Mit IDA Free ist die Dokumentation per Sprache dauerhaft kostenlos. Module wie Abrechnung mit dem Jugendamt und Dienstplan gibt es in IDA Unlimited.